En agence, la priorité est souvent d’accomplir le maximum d’opérations possibles. Pour gagner du temps, beaucoup d’employés et de dirigeants commettent une grave erreur : partager leurs mots de passe. Il est courant de voir un chef d’agence valider un prêt avec le compte d’un agent absent, ou un caissier prêter sa session pour réduire une file d’attente. C’est une habitude dangereuse : dans votre logiciel de gestion, les actions ne peuvent plus être attribuées à un employé précis, et brouillent plusieurs pistes de contrôle. Quand plusieurs personnes utilisent le même code, vous perdez tout contrôle sur qui fait réellement quoi.
Ce manque d’hygiène informatique est un risque majeur en cas de fraude ou de vol. Si de l’argent disparaît, il devient impossible de prouver techniquement qui a validé l’opération. Juridiquement, vous vous retrouvez dans une impasse car le système ne fournit aucune preuve fiable contre un individu précis. Sans cette trace, vous ne pouvez ni sanctionner le coupable, ni protéger les employés honnêtes qui pourraient être soupçonnés à tort, avec les conséquences imaginables sur l’atmosphère de travail.
Sécuriser vos accès ne doit pas ralentir votre activité. Il suffit de mettre en place quelques règles automatiques : interdire d’ouvrir deux sessions en même temps avec le même compte, fermer immédiatement les accès des employés qui quittent l’entreprise et enregistrer l’historique de chaque action importante. Toutes ces mesures sont possibles dans les systèmes d’information et de gestion (SIG) modernes, il revient au service/département informatique de les paramétrer et au contrôle de s’assurer qu’elles sont effectives. Autant de réflexes simples qui protègent votre capital et votre réputation.